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Avis de confidentialité du demandeur d'emploi

Cool Earth est conscient de ses obligations en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et s'engage à traiter vos données de manière sécurisée et transparente. Cet avis de confidentialité pour les candidats à un emploi définit les données personnelles que nous, Cool Earth, détenons à votre sujet et comment nous les collectons et les utilisons pendant et après le processus de recrutement. Elle s'applique à toute personne qui postule pour travailler pour nous, que ce soit en tant qu'employé, travailleur, entrepreneur, consultant, stagiaire, bénévole, partenaire ou directeur (collectivement appelés « demandeur d'emploi » ou « vous »).

Si vous avez des questions ou des préoccupations sur la façon dont vos données personnelles sont utilisées par nous, vous pouvez contacter par e-mail ici ou téléphone 01326 567200.

Notez également que vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle britannique pour les questions de protection des données. Les détails sur la façon de contacter l'ICO peuvent être trouvés sur leur site Web : https://ico.org.uk.

Détails du contrôleur de données

Cool Earth est un contrôleur de données, ce qui signifie qu'il détermine les processus à utiliser lors de l'utilisation de vos données personnelles. Nos coordonnées sont les suivantes : Cool Earth, Tremough Innovation Centre, Penryn TR10 9TA ; Téléphone 01326 567200.

Principes de protection des données

En ce qui concerne vos données personnelles, nous allons :

  • le traiter de manière équitable, légale et claire et transparente
  • collecter vos données uniquement pour des raisons que nous jugeons appropriées pour le cours de votre emploi d'une manière qui vous a été expliquée
  • utilisez-le uniquement de la manière dont nous vous avons parlé
  • s'assurer qu'il est correct et à jour
  • conserver vos données aussi longtemps que nous en avons besoin
  • le traiter de manière à garantir qu'il ne sera pas utilisé pour quelque chose dont vous n'êtes pas au courant ou auquel vous n'avez pas consenti (le cas échéant), perdu ou détruit

Types de données que nous traitons

Nous pouvons détenir de nombreux types de données vous concernant, notamment :

  • vos données personnelles, y compris votre nom, adresse, date de naissance, adresse e-mail, numéros de téléphone
  • le sexe
  • état civil
  • que vous ayez ou non un handicap
  • informations incluses sur votre CV, y compris les références, les antécédents scolaires et les antécédents professionnels
  • documentation relative à votre droit de travailler au Royaume-Uni

Comment nous collectons vos données

Nous collectons des données vous concernant de diverses manières, y compris les informations que vous incluriez normalement dans un CV ou une lettre de motivation de candidature, ou des notes prises par nos agents de recrutement lors d'un entretien de recrutement. Des informations supplémentaires seront collectées directement auprès de vous lorsque vous remplirez des formulaires au début de votre emploi, par exemple, les coordonnées de votre banque et des proches. D'autres informations peuvent être collectées directement auprès de vous sous la forme de documents officiels tels que votre permis de conduire, votre passeport ou toute autre preuve du droit au travail.

Dans certains cas, nous collecterons des données vous concernant auprès de tiers, tels que des agences pour l'emploi, d'anciens employeurs lors de la collecte de références ou des agences de référence de crédit.

Les données personnelles sont conservées dans les dossiers du personnel ou dans les systèmes RH et informatiques de la Société.

Pourquoi nous traitons vos données

Nous collectons également des données afin que nous puissions mener des activités qui sont dans l'intérêt légitime de la Société. Nous les avons définis ci-dessous :

  • Traiter votre candidature et correspondre avec vous à ce sujet ;
  • Évaluer si vous avez les compétences, l'expérience, les qualifications et la formation requises pour un rôle au sein de l'entreprise ;
  • Prendre des décisions éclairées sur les personnes à qui offrir un emploi
  • Prendre des décisions concernant le salaire et les autres avantages
  • Évaluation des besoins de formation
  • Vérifier les informations que vous fournissez ;
  • Traiter les réclamations légales à notre encontre
  • Tenir des registres appropriés de notre processus de recrutement et de nos décisions

Catégories spéciales de données

Les catégories particulières de données sont des données relatives à votre :

  • Santé
  • Vie sexuelle
  • Orientation sexuelle
  • Compétition
  • Origine ethnique
  • Opinion politique
  • Religion
  • L'affiliation syndicale et
  • Données génétiques et biométriques.

Nous devons traiter des catégories particulières de données conformément à des directives plus strictes. Le plus souvent, nous traiterons des catégories spéciales de données lorsque ce qui suit s'applique :

  • Vous avez donné votre consentement explicite au traitement
  • Nous devons traiter les données afin de remplir nos obligations légales
  • Nous devons traiter des données pour des raisons d'intérêt public substantiel
  • Vous avez déjà rendu les données publiques.

Nous utiliserons vos données de catégorie spéciale :

  • Aux fins du suivi de l'égalité des chances
  • Ajustements pour invalidité/conditions médicales

Nous n'avons pas besoin de votre consentement si nous utilisons des catégories spéciales de données personnelles afin de remplir nos obligations légales ou d'exercer des droits spécifiques en vertu du droit du travail. Cependant, nous pouvons vous demander votre consentement pour nous permettre de traiter certaines données particulièrement sensibles. Si cela se produit, vous serez pleinement informé des raisons du traitement. Comme pour tous les cas de demande de consentement de votre part, vous aurez un contrôle total sur votre décision de donner ou de refuser votre consentement et il n'y aura aucune conséquence en cas de refus de consentement. Le consentement, une fois donné, peut être retiré à tout moment. Il n'y aura aucune conséquence en cas de retrait du consentement.

Si vous ne nous fournissez pas vos données

L'une des raisons du traitement de vos données est de nous permettre de mener un processus de recrutement efficace. Bien que vous n'ayez aucune obligation de nous fournir vos données, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter ou de poursuivre (le cas échéant) votre candidature.

Partager vos données

Vos données seront partagées avec des collègues au sein de la Société lorsque cela leur est nécessaire pour accomplir leurs tâches en matière de recrutement. Cela inclut, par exemple, les équipes RH et de recrutement, celles du service où se trouve le poste vacant, celles qui sont chargées de trier votre candidature et de vous interviewer, le service informatique où vous avez besoin d'accéder à nos systèmes pour entreprendre toute évaluation nécessitant un équipement informatique et aux équipes administratives chargées de vous contacter.

Dans certains cas, nous collecterons des données vous concernant auprès de tiers, tels que des agences de placement.

Vos données seront partagées avec des tiers si vous réussissez à postuler à un emploi. Dans ces circonstances, nous partagerons vos données afin d'obtenir des références dans le cadre du processus de recrutement.

Nous ne partageons pas vos données avec des organismes en dehors de l'Espace économique européen pendant les processus normaux de recrutement, sauf si votre recrutement concerne le travail avec nos équipes nationales en dehors du Royaume-Uni (actuellement les États-Unis, la PNG et le Pérou). S'il est nécessaire de transférer vos données en dehors de la zone EEE, cela sera géré comme un transfert inter-organisationnel, ce qui signifie que les données ne quitteront pas les systèmes de Cool Earth et que les politiques de protection des données de Cool Earth s'appliqueront partout.

Nous avons mis en place des mesures pour garantir que vos données sont transférées en toute sécurité et que les organismes qui reçoivent les données que nous avons transférées les traitent de la manière requise par les lois européennes et britanniques sur la protection des données.

Protéger vos données

Nous sommes conscients de l'obligation de garantir que vos données sont protégées contre la perte ou la divulgation accidentelle, la destruction et l'abus. Nous avons mis en place des processus pour nous en prémunir, notamment des politiques et des formations en matière de protection des données.

Lorsque nous partageons vos données avec des tiers, nous leur fournissons des instructions écrites pour garantir que vos données sont conservées en toute sécurité et conformément aux exigences du RGPD. Les tiers doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données.

Combien de temps nous gardons vos données pour

Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos données jusqu'à six mois une fois l'exercice de recrutement terminé ou à compter de la date à laquelle nous vous informons de notre décision.

Si votre candidature est retenue, vos données seront conservées et transférées aux systèmes que nous administrons pour les employés. Nous avons un avis de confidentialité distinct pour les employés, qui vous sera fourni.

Vos droits par rapport à vos données

La loi sur la protection des données vous accorde certains droits par rapport aux données que nous détenons sur vous. Ceux-ci sont:

  • Le droit d'être informé. Cela signifie que nous devons vous dire comment nous utilisons vos données, et c'est le but de cet avis de confidentialité.
  • Le droit d'accès. Vous avez le droit d'accéder aux données que nous détenons sur vous. Pour ce faire, vous devez faire une demande d'accès par sujet.
  • Le droit de corriger toute inexactitude. Si des données que nous détenons à votre sujet sont incomplètes ou inexactes, vous pouvez nous demander de les corriger.
  • Le droit de faire supprimer des informations. Si vous souhaitez que nous arrêtions de traiter vos données, vous avez le droit de nous demander de les supprimer de nos systèmes lorsque vous pensez qu'il n'y a aucune raison pour nous de continuer à les traiter.
  • Le droit de restreindre le traitement des données. Par exemple, si vous pensez que les données que nous détenons sont incorrectes, nous cesserons de traiter les données (tout en les détenant) jusqu'à ce que nous nous soyons assurés que les données sont correctes.
  • Le droit à la portabilité. Vous pouvez transférer les données que nous détenons sur vous à vos propres fins.
  • Le droit de s'opposer à l'inclusion de toute information. Vous avez le droit de vous opposer à la manière dont nous utilisons vos données lorsque nous les utilisons pour nos intérêts légitimes.
  • Le droit de réglementer toute prise de décision automatisée et le profilage des données personnelles. Vous avez le droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée d'une manière qui porte atteinte à vos droits légaux.

Lorsque vous avez donné votre consentement à notre utilisation de vos données, vous avez également le droit illimité de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement signifie que nous cesserons de traiter les données que vous nous aviez précédemment autorisées à utiliser. Le retrait de votre consentement n'aura aucune conséquence. Cependant, dans certains cas, nous pouvons continuer à utiliser les données lorsque cela est autorisé en ayant une raison légitime de le faire.

Si vous souhaitez exercer l'un des droits expliqués ci-dessus, veuillez nous écrire à Cool Earth, Tremough Innovation Centre, Penryn TR10 9TA. Notez que ces droits ne sont pas absolus et dans certaines circonstances, nous pouvons être en droit de refuser tout ou partie de votre demande.