Avis de confidentialité du demandeur d'emploi

Cool Earth est une organisation caritative qui aide les gens à protéger la forêt tropicale et à lutter contre la crise climatique. Cool Earth est un organisme de bienfaisance enregistré en Angleterre et au Pays de Galles (n° d'entreprise 05938412, n° d'organisme de bienfaisance 1117978) et exploite également sa filiale aux États-Unis, Cool Earth Action, une société à but non lucratif (n° d'enregistrement 26- 3688173).

Nous sommes enregistrés en tant que responsable du traitement auprès du Bureau du commissaire à l'information (ICO), numéro d'enregistrement. ZA270275. Toutes les données que nous collectons seront utilisées conformément aux exigences de la loi sur la protection des données de 2018 et du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Cool Earth est conscient de ses obligations en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et s'engage à traiter vos données de manière sécurisée et transparente. Cet avis de confidentialité pour les candidats à un emploi définit les données personnelles que nous, Cool Earth (dénommées « la Société », « Nous » ou « Notre ») détenons à votre sujet et comment nous les collectons et les utilisons pendant et après le processus de recrutement. Il s'applique à toute personne postulant pour travailler pour nous, que ce soit en tant qu'employé, travailleur, entrepreneur, consultant, stagiaire, bénévole, partenaire ou directeur (ensemble appelés « Candidat » ou « vous »).

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la manière dont nous utilisons vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par e-mail ici ou par téléphone au +44 (0) 1326 536136.

Notez également que vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle britannique pour les questions de protection des données. Les détails sur la façon de contacter l'ICO peuvent être trouvés sur leur site Web : https://ico.org.uk.

Détails du contrôleur de données

Cool Earth est un contrôleur de données, ce qui signifie qu'il détermine les processus à utiliser lors de l'utilisation de vos données personnelles. Nos coordonnées sont les suivantes : Cool Earth, Tremough Innovation Centre, Penryn TR10 9TA ; Téléphone 01326 536136.

Détails du processeur de données

Nous utilisons Workable, une application en ligne fournie par Workable Software Limited, pour nous aider dans notre processus de recrutement. Nous utilisons Workable pour traiter les informations personnelles en tant que processeur de données en notre nom. Workable n'est autorisé à traiter vos données personnelles que conformément à nos instructions.

Lorsque vous postulez à une offre d'emploi publiée par Nous, les présentes dispositions de l'Avis de confidentialité s'appliqueront à Notre traitement de vos informations personnelles en plus de Notre autre Avis de confidentialité qui vous a été fourni séparément ou est disponible sur Notre site Web.

Principes de protection des données

En ce qui concerne vos données personnelles, nous allons :

le traiter de manière équitable, légale et claire et transparente
collecter vos données uniquement pour des raisons que nous jugeons appropriées pour le cours de votre emploi d'une manière qui vous a été expliquée
utilisez-le uniquement de la manière dont nous vous avons parlé
s'assurer qu'il est correct et à jour
conserver vos données aussi longtemps que nous en avons besoin
le traiter de manière à garantir qu'il ne sera pas utilisé pour quelque chose dont vous n'êtes pas au courant ou auquel vous n'avez pas consenti (le cas échéant), perdu ou détruit

Types de données que nous traitons

Nous pouvons détenir de nombreux types de données vous concernant, notamment :

vos données personnelles, notamment votre nom, adresse, date de naissance, adresse e-mail, numéros de téléphone ;
le sexe;
état civil;
si vous avez ou non un handicap ;
les informations incluses sur votre CV, y compris les références, les antécédents scolaires et professionnels ;
la documentation relative à votre droit de travailler au Royaume-Uni, au Pérou, en Papouasie-Nouvelle-Guinée et aux États-Unis ;
s'il a été constaté que vous avez commis une mauvaise conduite au cours de périodes d'emploi précédentes ; la nature de la faute ; la mesure disciplinaire imposée pour la mauvaise conduite ; et la date de la mesure disciplinaire par une organisation participante, dans le cadre de la Système de divulgation d'inconduite
les détails de vos visites sur le site Web de Workable, y compris, mais sans s'y limiter, les données de trafic, les données de localisation, les blogs et autres données de communication, le site qui vous a renvoyé vers le site Web de Workable et les ressources auxquelles vous accédez.

Workable nous offre la possibilité de relier les données que vous nous fournissez avec d'autres informations accessibles au public vous concernant que vous avez publiées sur Internet – cela peut inclure des sources telles que LinkedIn et d'autres profils de réseaux sociaux.

La technologie de Workable nous permet de rechercher dans diverses bases de données – certaines accessibles au public et d'autres non, qui peuvent inclure vos données personnelles (y compris votre CV ou votre curriculum vitae), afin de trouver des candidats potentiels pour pourvoir nos offres d'emploi. Où nous vous trouvons de cette manière Nous obtiendrons vos données personnelles à partir de ces sources.

Nous pouvons recevoir vos données personnelles d'un tiers qui vous recommande comme candidat pour un poste vacant spécifique ou pour Notre activité de manière plus générale.

Comment nous collectons vos données

Nous collectons des données vous concernant de différentes manières. Lorsque vous postulez pour un emploi chez Cool Earth, vos données peuvent être traitées par Workable, un système de gestion du recrutement, en notre nom. Nous utilisons le formulaire de candidature pour collecter les informations que vous incluriez normalement dans un CV ou une lettre de motivation de candidature, des coordonnées telles que votre adresse et votre numéro de téléphone, vos antécédents professionnels et éducatifs, ainsi que la confirmation de votre droit de travailler.

Lors du processus de candidature, nous collectons également des données sous forme de notes prises par nos chargés de recrutement lors d'un entretien de recrutement.

D'autres informations seront collectées directement auprès de vous lorsque vous remplirez des formulaires au début de votre emploi, par exemple, vos coordonnées de santé, bancaires et celles de vos proches. D'autres informations peuvent être collectées directement auprès de vous sous la forme de documents officiels tels que votre permis de conduire, votre passeport, votre carte d'identité nationale ou toute autre preuve de votre droit de travailler.

Dans certains cas, nous collecterons des données vous concernant auprès de tiers, tels que des agences pour l'emploi, d'anciens employeurs lors de la collecte de références ou des agences de référence de crédit.

Toutes les offres d'emploi sont soumises à des références satisfaisantes. Nous rechercherons des informations auprès de tiers une fois qu'une offre d'emploi vous aura été faite et vous en informerons et demanderons votre consentement explicite pour ce faire.

Cool Earth participe au Système inter-agences de divulgation des fautes professionnelles. Conformément à ce programme, nous demandons des informations à vos anciens employeurs sur toute constatation d'exploitation sexuelle, d'abus sexuel et/ou de harcèlement sexuel pendant l'emploi, ou sur les incidents faisant l'objet d'une enquête lorsque vous avez quitté votre emploi.

Les données personnelles sont conservées dans votre dossier de candidature sur le système de gestion du recrutement (Workable), dans les dossiers du personnel ou au sein des systèmes RH et informatiques de l'Entreprise.

Pourquoi nous traitons vos données

Nous collectons également des données afin que nous puissions mener des activités qui sont dans l'intérêt légitime de la Société. Nous les avons définis ci-dessous :

Traiter votre candidature et correspondre avec vous à ce sujet
Évaluez si vous possédez les compétences, l’expérience, les qualifications et la formation requises pour un rôle au sein de l’entreprise.
Prendre des décisions éclairées sur les personnes à qui offrir un emploi
Prendre des décisions concernant le salaire et les autres avantages
Évaluation des besoins de formation
Vérifier les informations fournies par vous
Traiter les réclamations légales à notre encontre
Tenir des registres appropriés de notre processus de recrutement et de nos décisions

Lorsque nous traitons vos données pour la vérification des références conformément aux Système de divulgation d'inconduite nous faisons cela pour aider à prendre des décisions de recrutement éclairées et pour empêcher les personnes qui ont déjà commis une mauvaise conduite liée à des abus sexuels, à l'exploitation sexuelle et/ou au harcèlement sexuel, d'être employées dans un secteur où elles sont susceptibles d'avoir accès à des personnes vulnérables. les individus et les communautés et peuvent avoir des opportunités d’exploiter les déséquilibres de pouvoir vis-à-vis de ces individus.

Base légale pour le traitement

Nous nous appuyons sur l’intérêt légitime comme base légale sur laquelle nous collectons et utilisons vos données personnelles. Nos intérêts légitimes sont le recrutement de personnel pour notre entreprise.

À quelques occasions, nous pouvons compter sur votre consentement pour le traitement de vos données personnelles. Dans tous les cas, nous vous l’indiquerons et vous demanderons votre consentement éclairé spécifique.

Catégories spéciales de données

Les catégories particulières de données sont des données relatives à votre :

Santé
Vie sexuelle
Orientation sexuelle
Race
Origine ethnique
Opinion politique
Religion
L'affiliation syndicale et
Données génétiques et biométriques.

Nous devons traiter des catégories particulières de données conformément à des directives plus strictes. Le plus souvent, nous traiterons des catégories spéciales de données lorsque ce qui suit s'applique :

Vous avez donné votre consentement explicite au traitement
Nous devons traiter les données afin de remplir nos obligations légales
Nous devons traiter des données pour des raisons d'intérêt public substantiel
Vous avez déjà rendu les données publiques.

Nous utiliserons vos données de catégorie spéciale :

Aux fins du suivi de l'égalité des chances
Ajustements pour invalidité/conditions médicales

Nous n'avons pas besoin de votre consentement si nous utilisons des catégories spéciales de données personnelles afin de remplir nos obligations légales ou d'exercer des droits spécifiques en vertu du droit du travail. Cependant, nous pouvons vous demander votre consentement pour nous permettre de traiter certaines données particulièrement sensibles. Si cela se produit, vous serez pleinement informé des raisons du traitement. Comme pour tous les cas de demande de consentement de votre part, vous aurez un contrôle total sur votre décision de donner ou de refuser votre consentement et il n'y aura aucune conséquence en cas de refus de consentement. Le consentement, une fois donné, peut être retiré à tout moment. Il n'y aura aucune conséquence en cas de retrait du consentement.

Si vous ne nous fournissez pas vos données

L'une des raisons du traitement de vos données est de nous permettre de mener un processus de recrutement efficace. Bien que vous n'ayez aucune obligation de nous fournir vos données, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter ou de poursuivre (le cas échéant) votre candidature.

Partager vos données

Lorsque nous stockons vos données personnelles dans nos propres systèmes, elles sont stockées au Royaume-Uni. Nous avons mis en place des mesures pour garantir que vos données sont transférées en toute sécurité et que les organismes qui reçoivent les données que nous avons transférées les traitent de la manière requise par les lois de l'UE et du Royaume-Uni sur la protection des données.

Lorsque nous stockons vos données personnelles dans les systèmes de Workable en tant que contrôleur de données, elles peuvent être stockées aux États-Unis, dans une destination en dehors du Royaume-Uni, de la Suisse ou de l'Espace économique européen (« EEE »). Workable Inc. est autocertifié selon le cadre de confidentialité des données UE-États-Unis (« DPF UE-États-Unis »), le cadre de confidentialité des données Suisse-États-Unis (« DPF Suisse-États-Unis ») et l'extension britannique du DPF UE-États-Unis en tant que énoncé par le ministère américain du Commerce concernant la collecte, l'utilisation et la conservation des informations personnelles provenant des pays membres de l'Union européenne, du Royaume-Uni et de la Suisse qui ont été transférées aux États-Unis conformément au cadre de confidentialité des données. Workable a certifié qu'elle adhère aux principes du cadre de confidentialité des données en ce qui concerne ces données.

Vos données seront partagées avec des collègues au sein de la Société sur la base du « besoin de savoir » lorsque cela est nécessaire pour qu'ils puissent accomplir leurs tâches en matière de recrutement. Cela inclut, par exemple, les équipes RH et de recrutement, celles du service où se trouve le poste vacant, celles qui sont chargées de sélectionner votre candidature et de vous interviewer, le service informatique auprès duquel vous avez besoin d'accéder à nos systèmes pour entreprendre toute évaluation nécessitant un équipement informatique et aux équipes administratives chargées de vous contacter.

Vos données seront partagées avec des tiers si vous réussissez à postuler à un emploi. Dans ces circonstances, nous partagerons vos données afin d'obtenir des références dans le cadre du processus de recrutement.

Nous ne partageons pas vos données avec d'autres organismes en dehors de l'Espace économique européen au cours des processus normaux de recrutement, sauf si votre recrutement concerne une collaboration avec nos équipes nationales en dehors du Royaume-Uni (actuellement aux États-Unis, en PNG et au Pérou). S'il s'avère nécessaire de transférer vos données en dehors de la zone EEE, cela sera géré comme un transfert inter-organisationnel, ce qui signifie que les données ne quitteront pas les systèmes de Cool Earth et que les politiques de protection des données de Cool Earth s'appliqueront partout.

Protéger vos données

Nous sommes conscients de l'obligation de garantir que vos données sont protégées contre la perte ou la divulgation accidentelle, la destruction et l'abus. Nous avons mis en place des processus pour nous en prémunir, notamment des politiques et des formations en matière de protection des données.

Lorsque nous partageons vos données avec des tiers, nous leur fournissons des instructions écrites pour garantir que vos données sont conservées en toute sécurité et conformément aux exigences du RGPD. Les tiers doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données.

Combien de temps nous gardons vos données pour

Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos données jusqu'à six mois une fois l'exercice de recrutement terminé ou à compter de la date à laquelle nous vous informons de notre décision.

Si votre candidature est retenue, vos données seront conservées et transférées aux systèmes que nous administrons pour les employés. Nous avons un avis de confidentialité distinct pour les employés, qui vous sera fourni.

Vos droits par rapport à vos données

La loi sur la protection des données vous accorde certains droits par rapport aux données que nous détenons sur vous. Ceux-ci sont:

Le droit d'être informé. Cela signifie que nous devons vous dire comment nous utilisons vos données, et c'est le but de cet avis de confidentialité.
Le droit d'accès. Vous avez le droit d'accéder aux données que nous détenons sur vous. Pour ce faire, vous devez faire une demande d'accès par sujet.
Le droit de corriger toute inexactitude. Si des données que nous détenons à votre sujet sont incomplètes ou inexactes, vous pouvez nous demander de les corriger.
Le droit de faire supprimer des informations. Si vous souhaitez que nous arrêtions de traiter vos données, vous avez le droit de nous demander de les supprimer de nos systèmes lorsque vous pensez qu'il n'y a aucune raison pour nous de continuer à les traiter.
Le droit de restreindre le traitement des données. Par exemple, si vous pensez que les données que nous détenons sont incorrectes, nous cesserons de traiter les données (tout en les détenant) jusqu'à ce que nous nous soyons assurés que les données sont correctes.
Le droit à la portabilité. Vous pouvez transférer les données que nous détenons sur vous à vos propres fins.
Le droit de s'opposer à l'inclusion de toute information. Vous avez le droit de vous opposer à la manière dont nous utilisons vos données lorsque nous les utilisons pour nos intérêts légitimes.
Le droit de réglementer toute prise de décision automatisée et le profilage des données personnelles. Vous avez le droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée d'une manière qui porte atteinte à vos droits légaux.

Lorsque vous avez donné votre consentement à notre utilisation de vos données, vous avez également le droit illimité de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement signifie que nous cesserons de traiter les données que vous nous aviez précédemment autorisées à utiliser. Le retrait de votre consentement n'aura aucune conséquence. Cependant, dans certains cas, nous pouvons continuer à utiliser les données lorsque cela est autorisé en ayant une raison légitime de le faire.

Si vous souhaitez exercer l'un des droits expliqués ci-dessus, veuillez nous écrire à Cool Earth, Tremough Innovation Centre, Penryn TR10 9TA, ou contactez-nous. ici. Notez que ces droits ne sont pas absolus et que dans certaines circonstances, nous pouvons être en droit de refuser tout ou partie de votre demande.

Dernière mise à jour : 25 mars 2024